Одним из фундаментальных направлений своей деятельности Архив РАН (Российской академии наук) ставит обеспечение ретроспективной информацией, имеющей важную научную и социокультурную значимость, исследователей различного уровня, учреждений и организаций Российской академии наук.
Для реализации этого направления деятельности важной задачей является создание в Архиве РАН системы научно-справочного аппарата к документам, представляющей комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях рационального использования.
В решении этой задачи наиболее эффективным для Архива РАН является создание электронного научно-справочного аппарата, который, реализуя все функции традиционной системы научно-справочного аппарата, предоставляет по сравнению с ней более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов и представления его результатов [1, с. 44].
К 2009 г. в архиве создана и прошла опытную эксплуатацию информационная система «Архив РАН». В конце 2009г. проведены государственная регистрация и лицензирование базы данных «Учет и каталог», которая позволяет осуществлять государственный централизованный учет документальных комплексов архива, каталогизацию на уровне дел и документов и поиск информации в каталоге. Кроме того, разработан программный модуль «Наборщик»(«Typer»), совместимый с программным обеспечением базы данных «Учет и каталог» и предназначенный для набора заголовков дел описей и каталожных карточек на отдельные дела и документы с последующим экспортом данных в раздел «Учет и каталог».
В сети Интернет функционирует сайт Архива РАН (www.isaran.ru). Электронный научно-справочный аппарат к документальным комплексам Архива РАН размещен в подразделе сайта «Центральный фондовый каталог», в который включены следующие блоки: список фондов, реестр описей, каталог, электронные путеводители по личным фондам и фондам учреждений. В 2011-2014 гг. оцифрованы 2672 описи к фондам, что позволяет исследователям читального зала Архива РАН и пользователям сети Интернет просматривать и изучать описи в режиме реального времени [2, с. 275].
В большинстве стран мира идет интенсивное развитие информационных технологий, создание так называемого «информационного общества». Все больше отмечается действительная роль науки в обществе, в том числе и научных архивов в жизни общества и граждан, новыми методами обеспечивается широкий доступ к архивной информации. Быстрыми темпами происходит информатизация всех направлений архивной деятельности.
База данных «Учет и каталог» внедрена в Санкт-Петербургском филиале и Отделе страхового документального фонда Архива РАН, научно-отраслевом архиве Института археологии РАН, архиве Коми научного Центра Уральского отделения РАН, отделе рукописей и архиве А.М. Горького Института мировой литературы и искусства РАН, Дагестанском научном центре.
В соответствии с этими тенденциями Архив РАН развивается как общеакадемический научный информационный центр, осуществляющий следующие задачи: обеспечение сохранности документов путем создания фонда пользования на электронных носителях; электронный централизованный государственный учет документальных комплексов Архива РАН; электронный учет документов, требующих реставрации; ведение электронного научно-справочного аппарата; создание системы электронного научно-справочного аппарата; обеспечение ретроспективной информацией исследователей различного уровня, учреждений и организаций РАН как путем подготовки различного типа электронных справочников по составу и содержанию фондов Архива РАН, так и создания, совершенствования и использования многофункциональной системы электронного научно-справочного аппарата; научно-исследовательская работа по истории РАН с использованием современных информационных технологий [3, с. 134].
Увеличение общего объема электронных справочных ресурсов Архива РАН по числу описаний архивных документов на различных уровнях опережает рост традиционного научно-справочного аппарата (НСА). За период 2004-2014гг. в архив поступили: 41725 ед.хр., которые включены в описи, в электронный НСА введены записи 130641 заголовков дел; в традиционные каталоги и картотеки включены 5819 карточек, в электронный НСА – записи 41055 заголовков документов.
Электронный НСА Архива РАН по своим функциональным свойствам существенно превосходит традиционный НСА, поскольку позволяет осуществлять многоаспектный поиск ретроспективной информации. Кроме того, электронная информационная система Архива РАН по своему наполнению и поисковым средствам не имеет аналогов (взаимного соответствия) в системе традиционного НСА.
Электронный НСА Архива РАН включает в целом все элементы, из которых должны состоять традиционные архивные справочники. Основой является база данных «Учет и каталог», содержащая иерархически организованные данные на пяти уровнях: фонд, опись, единица хранения, документ, текст (изображение) документа. Пользование электронным НСА не предусматривает администрирования, поисковые образы не привязаны к классификаторам, словарям или рубрикаторам. Запрос в разделе «Учет и каталог» базы данных осуществляется по ключевым словам в ограничиваемом только здравым смыслом количестве. Работа с интерфейсом «Поиск по каталогу» не требует специальной подготовки, он привычен и удобен любому пользователю, знакомому с поиском в сети Internet.
Несмотря на создание в Архиве электронного научно-справочного аппарата, объемы его пока незначительны и составляют 25% от количества хранящихся дел. В него, в настоящее время, включена недостаточная информация по большинству наиболее используемых фондов в связи с их значительными объемами. Поэтому, в ближайшем будущем, при поиске ретроспективной информации в Архиве РАН, наряду с информационными массивами электронного научно-справочного аппарата будут использоваться традиционные описи, каталоги и картотеки к отдельным документальным комплексам Архивного фонда РАН.
В 2013-2015гг. в Архиве РАН создается электронный Центральный фондовый каталог (ЦФК) РАН – информационная система о составе фондов академических архивов. Проводится комплекс работ по переводу традиционного (на бумажной основе) ЦФК в электронный формат, приведению данных в актуальное состояние, подключению к каталогу новых участников из тех академических архивов, которые не имеют статуса научно-отраслевых архивов, но фактически хранят архивные собрания и коллекции.
В дальнейшем представлена возможность конвертации ЦФК РАН в программный комплекс «Автоматизированный ЦФК» Федерального архивного агентства, как составной части Архивного фонда Российской Федерации.
Другой путь интеграции архивных ресурсов заключается не в объединении электронных научно-справочных аппаратов архивов в единое целое на значительном информационном пространстве, а в создании точек доступа к информационным ресурсам родственных архивов, ссылок и иных переходов от ресурса к ресурсу, что тоже способно привести исследователя к искомым результатам без лишних затрат времени и усилий. Оба пути правомерны и будут развиваться параллельно, потому что нереально привести весь НСА архивов к общему знаменателю, да и нецелесообразно концентрировать усилия только на этом направлении [4, с. 328].
Концепция развития системы электронного научно-справочного аппарата включает следующие направления:
Развитие базы данных «Учет и каталог» путем наполнения контента как оцифрованными описями, так и заголовками дел описей фондов Архива РАН.
Необходимым условием эффективного функционирования единой академической информационной системы является внедрение информационной системы Архива РАН и организация работы в сети в режиме удаленного доступа архивными подразделениями учреждений и организаций ФАНО (Федерального агентства научных организаций) России.
Для осуществления стандартизированного наполнения информацией баз данных и их разделов, внедрения их в учреждениях и организациях ФАНО России необходима подготовка методических материалов по созданию и ведению как в целом, так и отдельных разделов многоцелевых баз данных, включающих информацию о составе и содержании документов, содержащуюся в различных архивных справочниках (путеводителе, описях, каталогах и картотеках).
Создание Центрального фондового каталога Архива РАН и архивных подразделений учреждений и организаций ФАНО России.
С целью предоставления более широкого доступа членов академического сообщества и зарубежных ученых к Архивному фонду Российской академии наук, целесообразно как создание Архивом РАН полнотекстовых электронных фондов, так и подготовка аналогичных электронных фондов архивными подразделениями учреждений и организаций ФАНО России.
Для расширения информирования пользователей, интересующихся архивными документами по истории российской науки, необходимо продолжить оцифровку описей к новым поступлениям фондов Архива РАН
Разработка предложений о сотрудничестве с Федеральным архивным агентством по вопросам размещения информации о документальных комплексах Архива РАН на портале агентства. Это позволит включить информационные ресурсы Архива РАН и архивных подразделений учреждений и организаций ФАНО России в единое информационное пространство архивной отрасли РФ.
Разработка совместно с Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета научно-образовательных проектов по созданию баз данных научного наследия российских ученых, научных разработок академических учреждений и организаций, по фондам, хранящимся в Архиве РАН.
Очевиден путь дальнейшего развития системы электронного НСА. Нет никаких технических или технологических препятствий к объединению информационных систем архивов учреждений и организаций РАН в единую информационную систему. Необходимо, конечно, при этом соблюдение единой методики построения и заполнения объединяемых систем, единых электронных форматов описаний архивных документов. Таким образом, после объединения мы получим систему автоматизированного НСА Архивного фонда Российской академии наук, как составной части Архивного фонда Российской Федерации.
Список литературы
1.Киселев М.Ю. Электронный научно-справочный аппарат к документам Архива Российской академии наук: этапы создания // Отечественные архивы. № 4. С. 42-45.
2.Киселев М.Ю. База данных «Электронные описи Архива РАН»: этапы создания и перспективы развития // Вестник архивиста. 2013. № 3. С. 271-276.
3.Киселев М.Ю. Научно-справочный аппарат Архива РАН: новые возможности в информационном обществе // Документ. Архив. История. Современность. Материалы V Международной научно-практической конференции. г. Екатеринбург, 5-6 декабря 2014г. Екатеринбург, 2014. С. 132-135.
4.Савина Г.А. Проблемы использования архивных документов через Интернет и интеграция электронных ресурсов институтов памяти // Документальное наследие России: теория и практика сохранения и использования научных фондов. Сборник научных статей к 60-летию Научного архива Коми научного центра Уральского отделения РАН. Сыктывкар, 2013. С. 319-336.[schema type=»book» name=»КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА АРХИВА РАН» author=»Киселев Михаил Юрьевич» publisher=»БАСАРАНОВИЧ ЕКАТЕРИНРА» pubdate=»2017-04-24″ edition=»ЕВРАЗИЙСКИЙ СОЮЗ УЧЕНЫХ_ 28.03.2015_03(12)» ebook=»yes» ]