При проведении аудита кадрового учёта по методике Ю.Г. Одегова в организации банковской сферы выявлены некоторые проблемные зоны. В частности, отсутствуют ознакомления с локальными нормативными актами, отсутствуют некоторые документы в личном деле, отсутствуют записи в личной карточке Т-2, либо трудовых книжках, затянутый процесс подписания трудового договора сторонами трудовых отношений, а также в приказах отсутствует ознакомление сотрудников.
Для устранения данных проблем в качестве направления совершенствования предложено систематизировать информацию по кадровому учёту. При построении системы кадрового учёта в Банке, предлагаем следующие шаги по организации эффективной работы всех элементов исследуемой системы:
- Упорядочить систему ознакомления с локально-нормативными актами Банка.
- Восстановить недостающие документы, проконтролировать наличие всех подписей.
- Актуализировать процесс подписания трудового договора сторонами трудовых отношений.
- Восстановить записи в личных карточках Т-2 и подписи в них.
- Актуализировать записи в трудовых книжках, получить все недостающие с региона.
- Ознакомить сотрудников с приказами.
В каждой организации банковской сферы действуют собственные нормативные акты, регулирующие их внутреннюю деятельность. Часть 1 статьи 8 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает, что работодатели (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в пределах своей компетенции и в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, принимают локальные нормативные акты (ЛНА), содержащие нормы трудового права [1]. Таким образом, нормативные документы работодателя, регламентирующие кадровые вопросы, являются отраслевой разновидностью корпоративных документов.
Перед подписанием трудового договора необходимо подписание листа ознакомления с локально-нормативными актами. Поэтому, отметим, что локально-нормативные акты Банка находятся в кадровой службе. При приеме на работу каждый сотрудник ознакамливается со всеми актами и ставит свою подпись в листе ознакомления. Но трудность возникает, когда необходимо ознакомить сотрудника, который принимается в какой-либо отдаленный офис Банка. Трудовым законодательством не регламентирована процедура ознакомления работника с локальными нормативными актами организации. Работодатель может использовать любой способ ознакомления работников, предусматривающий наличие подтверждающей подписи работника.
Так как в каждом отдаленном офисе есть специалист по общей координации, поэтому будет правомерным включить в должностную инструкцию (в функционал) обязательное ознакомления сотрудников с ЛНА при приеме на работу. Таким образом, в каждом регионе должен быть сканированный вариант каждого акта для ознакомления сотрудников и листы ознакомления, в которых будут перечислены все локальные нормативные акты, с которыми ознакомлен работник.
Так как есть офисы, в которых специалиста по общей координации нет и отсутствует возможность ознакомить сотрудника с ЛНА, необходимо, чтобы пакет необходимых актов и листы ознакомления были у каждого Управляющего Операционного офиса.
Далее при проведении аудита личных дел было обнаружено, что в них недостает некоторых документов. Например, отсутствуют сведения о работнике и его трудовой деятельности (копии основных документов, пакет документов при приеме, документы по переводам, увольнениям, трудовые договора, договора материальной ответственности и т.д.).
Личное дело оформляется в отделе по работе с персоналом Банка после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.
В целях систематизации информации по кадровому учету в части формирования личного дела, документы следует располагать в следующей последовательности:
— внутренняя опись документов дела;
— анкета;
— копии документов об образовании;
— копия паспорта;
— копия СНИЛС;
— копия ИНН;
— копия военного билета (для мужчин и военнообязанных женщин);
— трудовой договор;
— договор материальной ответственности;
— копия приказа о приеме на работу;
— декларации о потенциальном конфликте интересов;
— лист ознакомления работника по противодействию легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма;
— заявление работника о предоставлении согласия на обработку персональных данных;
— заявление работника о предоставлении согласия на обработку персональных данных в целях информационного обеспечения путем создания общедоступных источников персональных данных;
— обязательство работника, допускаемого к персональным данным;
— обязательство о неразглашении коммерческой тайны.
— копии приказов о переводах, поощрениях.
В связи частыми переименованиями филиала или переименованиями должностей, на каждое изменение необходимо поместить дополнительное соглашение.
Если не хватает каких-либо подписей сотрудника, необходимо в обязательном порядке отправить в отдаленный офис для ознакомления, затем подшить в личное дело.
Необходимо отметить, что в Банке есть такая процедура, как техническое увольнение, когда условия меняются. Например, меняются условия срочности (перевод с постоянной ставки на временную (на время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет). При этом в личном деле на каждый такой перевод необходимо поместить приказ на увольнение с ознакомлением сотрудника, трудовой договор и «нетипичный пакет документов Банка».
Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:
— подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);
— отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).
HR-куратор каждого отдаленного офиса, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:
— приказы руководителя организации – о служебном положении;
— документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) – об образовании;
— документы органов ЗАГС – об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.
Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.
Последний документ, помещаемый в личное дело – копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении), если это увольнение по собственному желанию, по сокращению, либо по соглашению сторон (исключением является техническое увольнение).
Что касается актуализации процесса подписания трудового договора сторонами трудовых отношений, то в данный момент при приеме на работу трудовой договор заключается, подписывается у руководителя, затем отправляется в отдаленный офис для ознакомления у сотрудника. Далее один экземпляр возвращается обратно в отдел по работе с персоналом Банка, где в последующем подшивается в личное дело. Поэтому для оптимизации процесса подписания трудового договора предлагается, отправлять документы в формате Word или PDF специалисту по общей координации. После подписания у сотрудника и отправки в отдел по работе с персоналом, каждый HR-куратор подписывает у руководителя и оправляет один экземпляр в отдаленный офис. Тем самым обеспечивается наличие каждого трудового договора в кадровой службе Банка.
Важный этап в систематизации информации по кадровому учету – это восстановление записей в личных карточках Т-2 и подписей в них. Ответственность за правильное оформление личной карточки несет HR-куратор того или иного офиса. Личные карточки ведутся на всех работников организации, в том числе на работников, заключивших срочный трудовой договор, совместителей.
Поскольку это документ длительного хранения, желательно печатать его на плотной бумаге (тонкий картон). В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, работодатель при необходимости может вносить изменения в унифицированную форму № Т-2 в части включения дополнительных строк и вкладных листов. Все реквизиты унифицированной формы при этом должны оставаться без изменения. Работодатель вправе вести личные карточки работников в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе [3]. Первичное заполнение унифицированной формы № Т-2 производится менеджером по персоналу Банка, сам работник не может вносить в карточку какие-либо записи, кроме своей личной подписи.
Срок хранения личной карточки работника – 75 лет. Личная карточка ведется в течение всего периода работы сотрудника. При этом карточки в дела не подшиваются, а хранятся у HR-куратора того или иного офиса Банка систематизируются в алфавитном порядке по начальной букве фамилий работников. Личные карточки содержат персональные данные. Поэтому менеджер должен обеспечить надлежащие правила хранения этих документов, исключающие несанкционированный доступ, порчу, пропажу карточек. Личные карточки уволенных работников необходимо сформировать в отдельные дела, которые оформляют для последующего хранения.
Следует отметить, что в обязательном порядке необходимо внести данные о приеме, переводах и отпусках. В разделе дополнительной информации проверить наличие записей о исполнении обязанностей и установлении северной надбавки, с указанием номера и даты приказа. Актуализировать информацию в части изменения фамилии, паспортных данных, данных прописки и образования. Затем обеспечить ознакомления со всеми записями в карточке, первоначально в сканированном варианте.
После работы с личными карточками приведем в соответствие записи в трудовых книжках и получим все недостающие с отдаленных офисов. Работу с трудовыми книжками рекомендуется привести в соответствии c правилами ведения трудовых книжек, а именно введем разграничительные таблички в соответствии с алфавитом, внесем недостающие записи, а именно:
- приемы;
- переименования (например, Акционерного коммерческого банка в Публичное акционерное общество);
- переводы (с одного филиала в другой, в другое структурное подразделение или на другую должность);
- технические увольнения.
Последним, не менее важным этапом следует выделить ознакомление сотрудников с приказами. Обязательно необходимо восстановить подписи в приказах на увольнение, прием, переводы, поощрения и наказания, исполнение обязанностей, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3-х лет. Данные копии приказов хранятся в личном деле каждого сотрудника как подтверждения его рабочего статуса в Банке.
В завершении данной статьи хотелось бы отметить, что после реализации рекомендации «Систематизация информации по кадровому учету в Банке», используя методику Ю.Г. Одегова, через 4 месяца был проведен диагностический срез, направленный на проверку правильности ведения документов. В результате выявлены определенные недочеты.
В частности, упорядочение системы ознакомления с локально-нормативными актами Банка стала более отлаженной. При этом некоторые листы ознакомления так и не поступили в отдел по работе с персоналом. Это может быть связано с задержкой документов Почтой России. В сканированном варианте все листы присутствуют.
Что касается восстановления недостающих документов, то это самый трудоемкий процесс. Из аудита личных дел видно, что информацию по уволенным сотрудникам удалось восстановить частично, так как выявлены документы, не подписанные со стороны сотрудника. В данный момент подписать те или иные документы не представляется возможным. В части восстановления документов, подписываемых непосредственно при увольнении (например, приказ на увольнение, соглашение на расторжение трудового договора и т. д.) удалось восстановить почти в полной мере. Что касается работающих сотрудников, то выявлены недостающие документы, отправлены в отдаленные офисы для ознакомления, некоторые документы уже вернулись и подшиты в дело.
Следует отметить, что актуализация процесса подписания трудового договора сторонами трудовых отношений прошла успешно, наличие всех трудовых договоров в короткие сроки обеспечено.
В трудовых книжках отсутствуют ознакомления сотрудников с увольнением (при техническом увольнении), так как HR-кураторами в этом случае трудовая книжка не отправляется в отдаленные офисы, есть большой риск потери ее при пересылке. Аналогичная ситуация с личными карточками – при такой специфике работы все ознакомления сотрудника удается получить только при увольнении, даже в этом случае иногда сотрудник ставит не все подписи.
Таким образом, данная систематизация будет иметь свое значение, если все процессы автоматизировать, при этом закрепить их законодательно.
Список литературы:
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.10.2015).
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
- Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству. [Текст] / М.Ю. Рогожин. – М.: «Юстицинформ», 2011. – 178 с.[schema type=»book» name=»СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ ПО КАДРОВОМУ УЧЕТУ В БАНКОВСКОЙ СФЕРЕ» description=»Первичным и важнейшим этапом многих бизнес – процессов, происходящих в организациях банковской сферы, является систематизация информации. Благодаря чему удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации кадрового учета, в экономии средств организации и рабочего времени персонала. В большинстве случаев это обусловлено пристальным вниманием органов инспекционного контроля и потенциально возникающим прениям Работодателя и Работника. В этой связи в настоящей статье дано описание экспериментальной работы по разработке и реализации направления совершенствования кадрового учета в банковской сфере – систематизации информации по кадровому учету. Для обеспечения достоверности результатов исследования проведен диагностический срез.» author=»Андреева Юлия Сергеевна, Шендель Татьяна Владимировна» publisher=»Басаранович Екатерина» pubdate=»2016-12-13″ edition=»euroasia-science_28_28.07.2016″ ebook=»yes» ]