30 Янв

Регламентация проведения внутреннего контроля образовательного процесса в системе дистанционного обучения




Номер части:
Оглавление
Содержание
Журнал
Выходные данные


Науки и перечень статей вошедших в журнал:

В настоящее время регламентация проведения внутреннего контроля образовательного процесса в системе дистанционного обучения не получила широкого развития, так как при проведении внутреннего контроля образовательного процесса в ВУЗах, где осуществляется обучение с применением дистанционных технологий, возникает необходимость выделения данного структурного подразделения в отдельный план проведения внутренней проверки образовательного процесса. Существующая существенная разница образовательного процесса традиционной формой обучения (очной) и дистанционной, как в предоставлении знаний, так и в работе профессорско-преподавательского состава и сотрудников деканата, требует тщательной разработки регламента процедур внутреннего контроля, учитывающего специфику образовательного процесса в системе дистанционного обучения.

Практическая польза от создания отдела внутреннего контроля (внутреннего аудита) для ВУЗа очевидна, она позволит повышать качество предоставляемого образования. К наиболее общим аспектам целесообразности создания указанного структурного подразделения в российских организациях отнести:

  • эффективный контроль за структурными подразделениями ВУЗа со стороны его руководства;
  • выявление наиболее перспективных направлений развития ВУЗа, посредством перманентного контроля;
  • оказание консультативных услуг должностным лицам ВУЗа.

В общих чертах организацию отдела внутреннего аудита можно рекомендовать проводить по следующим основным этапам:

1) выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется отдел внутреннего контроля, построение системы целей создания отдела в соответствии с политикой ВУЗа;

2) определение основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;

3) объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных единиц (звеньев) отдела, специализированных на выполнении этих функций;

4) разработка схем взаимоотношений, определение обязанностей, прав и ответственности для каждой структурной единицы, документальное закрепление всего этого в должностных инструкциях и положениях о группе аудиторов отдела внутреннего контроля;

5) соединение вышеуказанных структурных единиц в единое целое — отдел внутреннего контроля, определение его организационного статуса и, в соответствии с установленным набором целей, задач и функций структурных единиц, разработка и документальное закрепление Положения об отделе внутреннего контроля;

6) интеграция отдела внутреннего контроля с другими звеньями структуры управления ВУЗом [1].

Структура взаимоотношений этого отдела с другими подразделениями организации зависит от многих факторов. Основными из них являются:

  • цели создания отдела;
  • организационно-правовая форма, размеры, ресурсы, масштабы и виды деятельности организации;

Структура и иерархический ранг отдела внутреннего контроля во многом зависят от позиции руководства ВУЗа по отношению к внутреннему контролю (т.е. от того, насколько правильно понимает руководство роль внутреннего контроля в управлении организацией). Структура и ранг отдела также формируются по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала. Отдел внутреннего контроля может вначале формироваться как штабное звено с чисто консультативными функциями. По мере возрастания его влияния на деятельность организации в его функции станут передаваться непосредственно реализация контрольных задач и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней управления в ВУЗе.

Регламентация проведения внутреннего контроля включает в себя 4 этапа:

·       подготовки экспертов-аудиторов;

·       планирования внутренних проверок;

·       проведения внутренних проверок;

·   контроль за разработкой и внедрением корректирующих действий по результатам отклонений, выявленных в ходе внутренней проверки.

Внутренняя проверка образовательного процесса должна подразделяться на основной (плановый) и промежуточный (оперативный) этап. Плановые проверки проводятся по утвержденному годовому графику. Промежуточные проверки проводятся по указанию руководства ВУЗа.

Основной этап внутреннего контроля образовательного процесса в системе дистанционного обучения должен проводиться один раз в год по окончанию учебного года. Это обусловлено тем, что между завершением учебного года и его началом в среднем проходит два месяца, за это время аудитор сможет выявить недостатки и последующие риски на следующий учебный год. Руководство структурного подразделения будет иметь возможность исправить существующие риски и внедрить новые технологии и запланировать повышение квалификации для сотрудников подразделения.

Для предотвращения появления рисков в образовательном процессе рекомендуется проводить промежуточную проверку внутренним аудитором в середине года, непосредственно во время учебного процесса, таким образом, погружаясь в образовательный процесс для выявления рисков и недочетов на всех этапах обучения.

Планированием проведения внутренней проверки занимается главный аудитор. План проведения проверки предоставляется для утверждения Ректору ВУЗа или курирующему проректору для утверждения. После утверждения, план направляется для ознакомления руководителю структурного подразделения, в котором будет проводится проверка.

С целью более детальной разработки комплексного планирования группы внутреннего аудита составляют план-график проведения внутренней проверки с детальным описанием предстоящих работ и указывают точное время их выполнения. Кроме того, в плане-графике указываются исполнители плановых работ и определяется время проведения проверок.

В план-график внутренней проверки образовательного процесса в системе дистанционного обучения должны входить обязательно следующие пункты:

1.Проверка соответствия и уровня компетентности профессорско-преподавательского состава и сотрудников структурного подразделения ДО на предмет:

— уровень владения ПК и работы со стандартными офисными программами, применяющиеся в работе со студентами дистанционной формы обучения;

— уровень использования и умения работать с современными информационными и коммуникационными технологиями (электронная почта, skype, иные средства связи).

2.  Проверка учебных ресурсов:

— форма предоставления учебных пособий, презентаций и иных учебных материалов студентам дистанционной формы обучения;

— наполненность учебных дисциплин соответствующими учебными материалами и тестами для контроля знаний;

— соответствие учебных материалов образовательным стандартам.

3. Проверка материально-технической базы и программного обеспечения для осуществления образовательного процесса в системе дистанционного обучения:

— наличие рабочих мест преподавателей для проведения вебинаров;

— наличие и функционирование специализированных программных продуктов (система тестирования, программа проведения вебинаров и иные).

4. Проверка оформления и ведения документов в электронном и печатном виде.

5. Проверка взаимодействий всех структурных элементов в образовательном процессе.

После утверждения плана проведения внутренней проверки, группа аудиторов во главе с главным аудитором утверждают на совещании формы взаимодействия аудиторов и персонала подразделения (предоставление необходимых документов, информации, средств измерения и т.д.), за отдельными направлениями плана проверки закрепляются соответствующие специалисты подразделения, согласовывается дата итогового совещания.

При проверке должны применяться заранее разработанный комплекс процедур внутреннего контроля. Они должны разрабатываться с учетом той информации, которую аудитор хочет получить во время проверки. Кроме того, указанный комплекс процедур заранее согласовывается с руководством ВУЗа и структурного подразделения.

В ходе проверки аудитору необходимо получить информацию, на основе которой можно будут сформулированы обоснованные выводы по следующим направлениям:

· общая характеристика дистанционного обучения;

· компетентность и уровень необходимых знаний и навыков для работы в системе дистанционного обучения у профессорско-преподавательского состава и сотрудников структурного подразделения;

· уровень представления и наполненности учебных материалов для студентов;

· техническое оснащение структурного подразделения для осуществления дистанционного обучения;

· ведение и учет документов;

· формы взаимодействия ключевых инструментов поддержки образовательного процесса в системе дистанционного обучения.

Все наблюдения фиксируются и анализируются. После сбора и накопления информации о состоянии проверяемого структурного подразделения, рабочая группа проводит анализ и обобщение результатов с тем, чтобы выявить фактические несоответствия и выработать рекомендации и мероприятия по их устранению. Все выявленные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, которые должны быть подписаны аудитором и представителем проверяемого подразделения. В случае несогласия представителя подразделения данное несоответствие рассматривается на итоговом совещании. При выявлении критического несоответствия, руководитель проверки оперативно доводит его до сведения руководителя подразделения и руководства ВУЗа, которые должны немедленно принять корректирующие меры, оформив их в протоколе несоответствия.

После окончания внутренней проверки структурного подразделения, осуществляющего дистанционное обучение в ВУЗе и до подготовки отчета об итогах проверки, проводится итоговое совещание. Основная цель совещания представить и разъяснить все заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения сущность несоответствий, их важности и влияния на стабильность образовательного процесса. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.

Ответственность за составление отчета, его точность и полноту несет главный аудитор. Отчет должен иметь заранее разработанную и утвержденную форму.

При этом в нем необходимо раскрыть следующие основные разделы:

1.     ФИО главного аудитора;

2.     Состав группы аудиторов;

3.     Плановая или внеплановая проверка;

4.     Дата и количество дней проверки;

5.     Краткий план проверки (отделы или объекты проверки);

6.     Результаты проверки;

7.     Заключение группы аудиторов;

8.     Рекомендации по результатам проверки;

9.     Рекомендации по корректирующим действиям;

10.  Подписи группы аудиторов;

11.    Подпись ознакомления руководителя структурного подразделения.

Для избежание ошибок и недопонимания проект отчета до представления его на утверждение анализируется руководством проверяемого подразделения.

В разделе «Выводы» раскрывается оценка того, насколько проверяемое подразделение способно обеспечить достижение целей в образовательном процессе, насколько деятельность персонала соответствует квалификационным требованиям работы в системе дистанционного обучения, эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок и сроки устранения критических несоответствий.

В разделе «Рекомендации» отчета проводимой проверки указывается:

1. Срок разработки корректирующих мероприятий для устранения несоответствий;

2. Комплекс корректирующих мероприятий рекомендательного характера;

3. Рекомендации по совершенствованию образовательного процесса в целом и отдельных его частей (зависит от результатов проверки).

После оформления отчета главный аудитор проверки дает оценку каждому аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает ректор ВУЗа или курирующий проректор. Эта информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а также для выявления недостатков в деятельности аудиторов[2].

Для учета текущей информации по отчетности и другой документации составляют Журнал учета внутренних проверок и принятых по их результатам мер.

После заключительного этапа внутренней проверки структурного подразделения, приведенный отчет необходимо проанализировать, для исправления дальнейших недочетов при проведении комплекса процедур внутреннего контроля системы дистанционного обучения.

Копии утвержденного отчета направляются в подразделение, где производилась проверка, и в подразделения, для которых имеются рекомендации. Руководитель подразделения организует работу по выявлению причин каждого несоответствия, подготовке плана корректирующих и(или) предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированию службы качества. После получения информации о выполнении мероприятия служба качества проверяет его фактическое выполнение и оценивает эффективность. Если мероприятие выполнено неполно или некачественно, оказалось неэффективным, то об этом сообщается руководству ВУЗа и оформляется акт.

Информация о результатах внутренней проверки включается в повестку дня ежемесячных совещаний по качеству, используется для анализа и принятия руководством ВУЗа соответствующих решений.

Служба системы менеджмента качества периодически (но не реже одного раза в год) анализирует результаты внутренних проверок и представляет их в виде отчета для утверждения и принятия решений руководству ВУЗа.

Результаты анализа руководитель отдела по качеству докладывает руководству ВУЗа. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества представляемого образования и услуг.

Исходя из вышеизложенного, разработка регламентаций внутренней проверки образовательного процесса системы дистанционного обучения является важным фактором при проведении комплекса процедур внутренней проверки, напрямую связанных с повышением качества образовательного процесса на каждом ее этапе и на повышение компетентности сотрудников структурного подразделения.

Регламент должен четко соблюдаться внутренними аудиторами, руководством ВУЗа и руководителями структурных подразделений, а также сотрудниками проверяемого подразделения.

Литература

  1. Бурцев В.В. Организация внутреннего контроля // «Финансовый менеджмент»№6 – 2005 г.
  2. Якушев В.И. Внутренние аудиты системы менеджмента качества //«ВЕК КАЧЕСТВА» №3 — 2001 г.
    Регламентация проведения внутреннего контроля образовательного процесса в системе дистанционного обучения
    Written by: Вяткина Екатерина Олеговна
    Published by: БАСАРАНОВИЧ ЕКАТЕРИНА
    Date Published: 05/30/2017
    Edition: ЕВРАЗИЙСКИЙ СОЮЗ УЧЕНЫХ_ 30.01.2015_01(10)
    Available in: Ebook